Совещания являются неотъемлемой частью нашей повседневной трудовой жизни. И только от вас зависит, хотите вы их сделать продуктивными событиями, помогающими продвигать бизнес и проекты, либо бесполезными встречами, которые пожирают не только время и энергию, но и тормозят прогресс.
Работая с руководителями, я часто слышу их жалобы на то, что они настолько заняты собраниями, что им не всегда удается выполнять «настоящую работу» вовремя. Если и вы задумываетесь, как можно эффективно встроить в рабочий процесс деловые встречи, то воспользуйтесь «Правилом совещаний 4P»:

1) PERSON/PEOPLE – ЛЮДИ
• Кто будет проводить/координировать встречу?
• Кто будет выступать по темам, определенным в повестке мероприятия?
• Кто должен быть включен в состав участников совещания?
• Кто будет вести протокол?

2) PURPOSE – ЦЕЛЬ
• Каковы причины для работы над конкретными целями и задачами собрания?

3) PROCESS – ПРОЦЕСС
• Какова будет модель организации и проведения встречи?
• Каким образом будет построен процесс принятия решений?
• Какие модели командной работы будут использованы?

4) PRODUCT – РЕЗУЛЬТАТ
• К каким результат нужно прийти по итогам совещания?
• Какую цель этапа работы, и/или какую задачу необходимо решить на конкретном этапе обсуждения?

Еще один маленький совет для тех, кто хочет проводить совещания быстро, с полным включением его участников в процесс:
Попросите всех присутствующих выключить и оставить свои девайсы на «парковке», в специально отведенном для этого месте (лоток, ящик шкафа, полка и т.п.)

Полезная литература по теме:
• Совещания по Адизесу. Практическое руководство, Шохам Адизес и Нир Бен Лави
• Блестящие совещания. Правила эффективной групповой работы, Ди Келси и Пэм Пламб
• Смерть от совещаний. Бизнес-роман, Патрик Ленсиони
• Опять совещание?! Как превратить пустые обсуждения в эффективные, Дэвид Перл